Digitale Mitgliederversammlungen in Corona-Zeiten

Abstimmung Mitgliederversammlung

Sieben Praxis-Tipps für Vorbereitung und Umsetzung.

Die Umsetzung digitaler Mitgliederversammlungen und das Herbeiführen rechtssicherer Beschlüsse von Organen ohne Präsenz ist eines der Themen, mit denen sich fast alle Verbände aktuell befassen. Dabei ergeben sich viele Fragen, angefangen vom Format bis zu Abläufen und Technik.

Wir haben mittlerweile für mehrere der von uns geführten Verbandsgeschäftsstellen die ersten digitalen Versammlungen abgehalten: als einfache Videokonferenzen, rein schriftliche Versammlungen und in hybriden Formaten. Unsere wichtigste Erkenntnis ist: Die Zweckmäßigkeit der einen oder anderen Variante entscheidet sich an den jeweiligen Inhalten und Erwartungen im konkreten Fall.

Dies ist die Essenz aus unseren eigenen und den Erfahrungen anderer Verbände und Vereine:

  1. Seien Sie realistisch in Ihren Erwartungen. Die digitale Versammlung dient in erster Linie dazu, die Geschäfte auf der Tagesordnung vorzustellen, zu erläutern, und insbesondere die erforderlichen Beschlüsse zu fassen. Begegnung, Netzwerk, informeller Austausch, Pflege von Kontakten und Freundschaften finden so gut wie nicht statt. Die Erfahrung zeigt auch: Grundsatzdebatten und Meinungsbildung zu strittigen Fragen lassen sich nur sehr eingeschränkt führen und schwer steuern. Verzichten Sie nach Möglichkeit auf solche Tagesordnungspunkte.
  2. Satzungen/Statuten und Geschäftsordnungen/Reglemente gelten weiter. Nutzen Sie Ihre Freiheitsgrade, um die Abläufe Ihrer Versammlung zweckmäßig zu gestalten. Bestimmen Sie für Ihre digitale Versammlung möglichst einfache und nachvollziehbare Regeln. Bauen Sie auf das Verständnis ihrer Mitglieder, dass nur so eine ordnungsgemäße Versammlung gewährleistet werden kann. Klären Sie bei Bedarf juristisch ab, ob gefasst Beschlüsse gegebenenfalls angefochten werden können.
  3. Halten Sie die Dinge einfach. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für die Klärung technischer Fragen. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um alle Abläufe im ungewohnten Format durchzuspielen und auf Schwachstellen zu prüfen. Dies gilt insbesondere an technischen Schnittstellen. Ein kurzes Drehbuch ist ein Muss. Verteilen Sie einzelne Aufgaben zur Versammlungsleitung und -administration auf mehrere Personen.
  4. Prüfen sie Alternativen zur vollständig digitalen Versammlung. Es ist oft eine gute Alternative, Beschlüsse schriftlich oder in Textform vor- oder nachgelagert zur digitalen Versammlung zu fassen. Selbst komplexe Antragsverfahren können in vollständig schriftlichen Verfahren und unter Verzicht auf Videokonferenzen umgesetzt werden.
  5. Bleiben Sie pragmatisch. In vielen Verbänden lassen sich Beschlüsse auch mit einfachen Mitteln in Videokonferenzen fassen, gerade wenn Vertrauen in die beteiligten Personen besteht und keine kontroversen Themen zur Abstimmung stehen.
  6. Beziehen Sie die Sitzungsleitungen eng ein. Nicht jeder Vorstand oder jede Versammlungsleitung fühlt sich ohne Weiteres den Anforderungen an die Leitung einer digitalen Sitzung gewachsen. Sind nicht alle an der Sitzungsleitung Beteiligten am selben Ort, empfiehlt sich ein paralleler „Regiekanal“ z.B. als Telefon- oder zweite Videokonferenz.
  7. Verschieben Sie die formale Versammlung um ein Jahr, wenn Sie dazu die Möglichkeit haben. Organisieren Sie stattdessen einen informellen Informationsaustausch mit interessierten Mitgliedern, allenfalls in mehreren Durchgängen / Terminen.

Wir können Sie bei der Planung Ihrer digitalen Versammlung unterstützen:

  • Individuelle Online-Schulung zur Corona-Versammlung in 120 Minuten mit folgenden Inhalten:
    • die verschiedenen Möglichkeiten, in Corona-Zeiten Versammlungen abzuhalten
    • wie sich komplexere Abläufe wie Antragsverfahren und Wahlen sicher handhaben lassen
    • welche technischen Tools und Dienstleister für Ihre digitale Versammlung in Frage kommen

Im Idealfall können Sie am Ende des Seminars schon entscheiden, welche Lösung für Ihre Organisation die Richtige ist.

  • Unterstützung in der Umsetzung Ihrer Versammlung im Sinne als Projektleitung für die Veranstaltungsorganisation.
  • Co-Moderation oder Administration ihrer digitalen Versammlung, einschließlich eines rechtssicheren Instruments für Wahlen und Beschlussfassungen.

Weitere Beiträge

Cover VM 2/23
Unternehmerische Führung in NPO – und ihr Einfluss auf soziale Faktoren

Antonella Rossi Harbus Forschungsbeitrag zum Thema "Unternehmerische Führung in NPO" ist im aktuellen VM Magazin 2/23 des Verbandsmanagement Institut (VMI) erschienen. Warum mit dem Modell der unternehmerischen Führung eine gute Basis für die Weiterentwicklung einer NPO geschaffen wird, lesen Sie im Beitrag.

zwei Hände mit Puzzleteile
Mitgliederneugewinnung – einfach machen?!

Viele Verbände und Institutionen kommen irgendwann an diesen Punkt: die Zahl der Mitglieder sinkt oder bestimmte Mitglieder wollen sich einfach nicht gewinnen lassen. Spätestens dann wird der Ruf nach Mitgliedermarketing laut. Unsere Beraterin, Michaela Walton geht den Fragen nach, was genau ist Mitgliedermarketing und wie unterscheidet sich Marketing in einer NPO vom klassischen Marketing in Unternehmen?

Grafik: Strategility - Agile Strategieentwicklung
Strategische Entscheide in der VUCA-Welt

Für den Workshop "Strategische Entscheide in der VUCA-Welt" vom vergangenen B'VM Fachgespräch (24.08.23), haben sich Antonella Rossi Harbus und Dr. Michael Zurkinden mit Möglichkeiten auseinandergesetzt, wie strategische Entscheide in der VUCA-Welt nicht zum Blindflug werden. Mögliche Ansätze und Erkenntnisse lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Job
Team Hände
Teammitglied Verbandsadministration (70-100 %)

Zur Unterstützung am B'VM-Standort Bern suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung ein Teammitglied Verbandsadministration (70-100 %)

Das Freiburger Management-Modell für Verbände und andere Nonprofit-Organisationen – ein Klassiker jetzt neu in der 10. Auflage!

Das Freiburger Management-Modell (FMM) wurde in den 1980er Jahren als Referenzrahmen für die Management-Praxis von Verbänden und weiteren Nonprofit-Organisationen entwickelt. Die vorliegende Neubearbeitung ist das Ergebnis eines zweijährigen Arbeitsprozesses, in dem sich zwei bisherige Autoren und drei neue zusammengefunden haben.

Job
Team Hände
Beauftragte/Beauftragter für Information, Kommunikation und Medienarbeit (Pensum ca. 500 Stunden/Jahr)

Zur Unterstützung von Vorstand und Geschäftsstelle suchen wir auf Oktober 2023 eine motivierte, eigenverantwortlich im Mandat mitarbeitende Persönlichkeit als Beauftragte/Beauftragter für Information, Kommunikation und Medienarbeit.

Job
Team Hände
Kaufmännische Lehrstelle 2024 – 2027

Per August 2024 wird bei der B‘VM eine Lehrstelle als Kauffrau/Kaufmann EFZ frei. Im Rahmen der dreijährigen Ausbildung erhältst du Einblick in unser Beratungsunternehmen und v.a. die Möglichkeit, verschiedene Verbandssekretariate im Gesundheitsbereich aktiv kennenzulernen. Bewirb dich jetzt!

Titelseite VM Magazin 1/23
Auf dem Weg zur nachhaltigen NPO

Dr. Michael Zurkinden hat sich für das VM Magazin 1/23 des Verbandsmanagement Institut (VMI) mit dem Thema Nachhaltigkeit und dessen Relevanz für NPO auseinandergesetzt. Welche Chancen diese Thematik für NPO bereit hält und bei welchen Aufgaben die Führungskräfte in der Verantwortung sind, lesen Sie in unserem Blogbeitrag.

Zwei Personen klatschen sich in die Hand und drücken Freude aus.
Topsharing – erfolgreich zusammen führen

Ein Topsharing kann u.a. Innovation sowie Produktivität einer Organisation steigern. Bei der B’VM leben wir das Topsharing in unseren Verbänden und begleiten Führungstandems in ihrem Arbeitsalltag. Welche Vorteile die Co-Führung bietet und welche Voraussetzungen es braucht, lesen Sie im Blogbeitrag von Claudia Galli und Antonella Rossi Harbus.

Wie Verbände zum attraktiven Arbeitgeber werden (können)

Auch wenn es nicht immer leicht ist, geeignete Fach- und Führungskräfte für den Verband zu gewinnen, unmöglich ist es nicht. Erfahren Sie hier welche Kriterien sie bei Ihrer Auswahl von potenziellen Arbeitgebern zugrunde legen und mit welchen 7 – ganz praxisorientierten – Schritten, Verbände zu einem attraktiven Arbeitgeber werden können.

Wir sind gerne für Sie da

Nutzen Sie das Kontaktformular, schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie einfach kurz an.

Schweiz

Deutschland

Österreich

Kontaktformular